2013.10: Faktura deluxe

Gerade in Einsatz gegangen ist unsere neue interne Lösung für s REAL Immobilien. Die Ausgangslage war herausfordernd: monatlich entstehen eine Vielzahl von Verrechnungsdaten (wie z.B. Handyabrechnung, Werbemittel, Inseratenkosten, Kosten für Grundbuchsabfragen, etc.) aus verschiedenen Quellen von verschiedenen Lieferanten. Diese werden entweder an die Mitarbeiter weiterverrechnet, einem Budget angelastet oder aber gesammelt an Betriebsstätten oder andere Organisationen fakturiert.

Mit der von uns individuell entwickelten Extranet-Lösung "Faktura" kann diese Verrechnung vollständig automatisiert erfolgen. Der monatliche Aufwand für die SachbearbeiterInnen hat sich drastisch reduziert. Hier ein paar Highlights:

• pro Verrechnungsgruppe oder auch Mitarbeiter können Ausnahmen definiert werden. Eine Ausnahme ist z.B., dass nicht monatlich sondern halbjährlich fakturiert an ihm fakturiert wird)
• das System kann Rechnungen, Gutschriften und Budgetanlastungen
• Stornierung eines kompletten Verrechnungslaufes möglich
• für alle Fakturen werden aus den Detaildaten automatisch Beilagen produziert, damit der Rechnungsempfänger seine Aufwände detailliert betrachten kann
• Single-sign-on, also Nutzung der vorhandenen Benutzerrechte
• individuelle Bausteinmodule für die Belege und die Emails
• digitale Signatur der Belege und Versand per Email spart viel Zeit und Porto
• direkte Übernahme der Daten durch die externe Buchhaltungsabteilung
• 3-stufiges Mahnsystem
• Empfängerdaten können in verschiedenen internen Datenbanken gesucht aber auch individuell für weitere Verwendung gespeichert werden
• es können Mitarbeitergruppen gebildet werden, wo alle Kosten dieser Gruppe in einem Beleg zusammengefasst werden
• etc.